Algumas Sugestões de como Gerenciar uma Agenda Médica

Pacientes faltam sem avisar e você está sem tempo para conseguir cumprir as demandas do dia?

Se você fica se perguntando “o que aconteceu com minha agenda?” está na hora de conhecer algumas técnicas de organização.

Não existe forma perfeita para acabar com os contratempos do dia a dia, mas saber organizar a sua rotina pode te ajudar a aumentar a produtividade.

Confira nossas dicas!

Como organizo minha agenda no dia a dia?

Você não pode organizar o que não conhece.

Por isso, ao iniciar o processo de otimização do seu tempo, analise uma semana de seu trabalho e se pergunte: “o que eu poderia ter feito diferente para evitar atrasos ou tarefas que ficaram para trás?”.

Entenda quais afazeres tomam mais o seu tempo e quais são aqueles que você consegue realizar com mais rapidez.

Geralmente, evitamos fazer tarefas difíceis que são importantes para o andamento da clínica.

Outros fatores para se levar em conta é a sua rotina.

Você trabalha em outros lugares?

Quanto tempo demora no deslocamento?

Como pode fazer esse tempo ser mais produtivo?

Responda essas perguntas para conseguir se organizar melhor.

Crie um sistema para as consultas

Estipule uma média de tempo realista para cada uma de suas consultas.

Assim, saberá o quanto pode atender em um determinado dia.

É importante fazer a diferenciação entre:

Primeira Consulta — geralmente leva mais tempo, pois você ainda não conhece o paciente;

Retorno — é mais rápido, pois serve mais como uma manutenção;

Procedimentos Específicos — devem ser organizados para durar mais.

Faça um estudo com os procedimentos de sua clínica e crie uma média de tempo em que você leva para o atendimento.

Valorize o tempo de cada consulta

Após fazer essa análise de suas consultas, estipule um tempo fixo para elas e tente seguir à risca essa rotina.

Mas, é claro, nunca se esqueça de manter a qualidade e empatia nos atendimentos!

Desta forma, quando pensar “o que tenho marcado em minha agenda?”, será mais fácil para você e sua secretária adotarem um método para alocar a quantidade certa de consultas no tempo disponível.

Isso evita gargalos durante o dia e pacientes atendidos sem atenção ou de forma muito rápida.

Agenda on-line

Ter uma agenda on-line para registrar os horários de consulta e informações é muito mais do que uma tecnologia, é uma necessidade em consultórios modernos.

Com ela você pode registrar todas os atendimentos em um só lugar, o que evita a desorganização causada por registros em papel.

Além disso, você pode liberar o acesso para sua equipe e todos terão clareza sobre o que está sendo realizado e sobre a rotina de cada dia.

A comunicação entre você e sua equipe ou secretária é chave para que as atividades fluam de forma natural.

Afinal, já pensou se alguém marca uma consulta em um horário em que você não estará disponível?

Estabeleça uma cultura de pontualidade

Tenha a pontualidade como um valor primordial na sua equipe.

Com base na técnica de alocação de agendamento, você terá espaço suficiente em sua rotina de consultas e terminará os atendimentos em uma média de tempo correta.

Aos poucos, os seus pacientes também irão se acostumar com isso e vão se sentir valorizados por não ficarem esperando pela consulta.